ASBL Orchestre Camerata
Numéro d’entreprise : 0424.234.052
REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
Approuvé par l’assemblée générale du 28 mars 2021
Conformément à l’article 37 de ses statuts, “l'Orchestre Camerata” arrête un Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) établi par l'organe d’administration, et dont le but est d'expliquer et compléter les statuts et d'en préciser certains aspects, spécifiquement à l’intention des membres. Il est également appelé à régir la vie quotidienne de l’association.
Il est remis au membre lors de son inscription, à nouveau, communiqué à tous les membres avec le procès-verbal de l’assemblée générale, et toujours disponible sur demande adressée à l’organe d’administration. Il a la même force obligatoire pour les membres que les statuts de l’association. Nul membre n’est censé l’ignorer.
En cas de contradiction entre le ROI et les statuts de l’ASBL, ce sont ces derniers qui prévalent.
Titre 1er. L’association
Article 1er - Identité de l’association
Le siège social précité est un lieu purement administratif destiné à l’usage spécifique de réception de courriers officiels émis par les instances en charge de la gestion des ASBL. Concernant le courrier ordinaire, l’organe d’administration marque sa préférence pour la correspondance sous format électronique ; à cette fin, l’adresse courriel de l’association connue sous comitelinkebeek01@gmail.com est mentionnée dans toute correspondance.
Article 2 - Buts, activités, vision, valeurs
Conformément à l'Article 3 des statuts, l'association a pour but la production, le développement, et la diffusion au sens le plus large, d'activités culturelles musicales en Belgique et à l'étranger.
Elle peut à cette fin poursuivre les activités privées et publiques telles que le recours à la pratique et l'étude de la musique sous toutes ses formes, l’organisation de manifestations ou de toute autre activité en relation directe ou indirecte avec l’accomplissement de son but social.
Ces but et activités s’inscrivent dans une vision de la personne et de la société qui met en exergue le désir de promouvoir et diffuser, avec le plus grand nombre cette passion pour la musique qui unit les membres de l’association.
L’association poursuit les valeurs de transmission de la culture musicale, de partage, de solidarité et d’amitié.
Titre 2. Les membres
Article 3 - Qualités, droits et devoirs
L’association est composée de membres effectifs et de membres adhérents.
Le nombre de membres effectifs n’est pas limité mais ne peut être inférieur à 5.
Le nombre de membres adhérents est illimité.
Conformément à l’Article 5 des statuts, sont membres effectifs, les personnes physiques, inscrites au registre des membres et en ordre de cotisation.
Tout membre effectif qui n’est pas en ordre de cotisation perd sa qualité et ses droits et devient, de ce fait, membre adhérent, au terme de la validité du dernier versement effectué.
Si ce membre souhaite redevenir membre effectif, il doit reposer sa candidature à l’OA selon les modalités prévues à l’article 4 du présent ROI.
Libres de cotisation, les mineurs de moins de 15 ans, sont, par nature, les seuls membres adhérents de l’association. Cependant, le parent ou tuteur légal d’un membre mineur de moins de 15 ans peut toujours, s’il en émet le souhait, s’acquitter de la cotisation annuelle.
Quel que soit l’âge du mineur, le parent ou tuteur légal qui s’acquitte du paiement de la cotisation annuelle prend, par cet acte, la qualité de membre mandataire effectif et peut agir au nom, et dans l’intérêt exclusif, du mineur qu’il représente.
Tout membre adhérent ayant atteint l’âge légal de la majorité peut, dès lors qu’il décide de se mettre en ordre de cotisation, prendre la qualité de membre effectif.
Les droits et devoirs des membres, décrits dans les statuts, sont notamment les suivants :
- Les membres et mandataires effectifs sont invités aux assemblées générales et y ont droit de vote. Ils prennent part aux décisions qui régissent la vie de l'association.
Ils bénéficient en outre de l’ensemble des services et avantages que l’association est en mesure de leur fournir.
Ils ont honoré, dans les délais définis par le présent règlement, le paiement d’une cotisation annuelle à laquelle tous les membres mineurs âgés de 15 ans ou plus, ainsi que ceux ayant atteint la majorité légale sont assujettis.
- Les membres adhérents ont le droit d’assister aux assemblées générales mais n’ont pas droit de vote. Ils ne peuvent prendre part aux décisions qui régissent la vie de l’association.
Ils ne bénéficient pas de l’ensemble des services et avantages que l’association est en mesure de fournir, à l’exception des mineurs dont le responsable légal est mandataire effectif.
Tout comme les membres effectifs, les membres adhérents restent soumis au respect des Statuts de l’association et du présent règlement d’ordre intérieur.
Article 4 - Admission des membres
En application de l’Article 6 des statuts, pour être admis en tant que membre, effectif ou adhérent, le candidat doit en faire la demande à l’organe d'administration. Il déclare avoir pris connaissance des statuts de l'association ainsi que du règlement d'ordre Intérieur et s'engage à les respecter intégralement en cas d'acceptation.
Les membres mineurs doivent fournir une autorisation du responsable légal dès lors que l’un, au moins, de ses parents ou tuteurs légaux n’est pas membre de l’association.
Cependant, le paiement de la cotisation par le parent ou tuteur légal vaut autorisation tacite.
L’organe d’administration statue souverainement sur les demandes d’adhésion des membres et la décision communiquée par écrit à l’intéressé.
Cependant il s'engage à consulter le(s) directeur(s) musical (aux) et à prendre en considération son(leur) avis avant de se prononcer.
Article 5 - Données personnelles
Après acceptation de leur candidature, les nouveaux membres satisfont aux modalités d'inscription exigées en communiquant si possible une adresse électronique, une adresse postale et un numéro de téléphone. Ils s’engagent à transmettre dans les délais les plus brefs tout changement dans leurs données personnelles communiquées lors de leur inscription.
L’association consacre toute l'attention requise au respect de la vie privée et intègre cette notion dans l’ensemble de ses processus de gestion. Notamment, dans tous les cas où elle collecte des données personnelles sur ses membres, elle veille à ce que celles-ci soient conformes aux données communiquées, si nécessaire mises à jour, pertinentes et non excessives au regard de ses finalités.
Les données personnelles (nom, prénom, date de naissance, adresse privée, adresse e-mail, numéro de téléphone, statistiques de participation aux activités, affiliation, ...) sont conservées dans ses fichiers et utilisées pour fournir des informations à ses membres, réaliser des enquêtes ou inviter ses membres à participer à des activités. Elles permettent également de gérer le paiement des cotisations dues en tant que membre.
Ces informations sont contenues dans un registre qui est tenu sous forme électronique. Sur demande adressée à l’organe d‘administration, le membre peut consulter les informations le concernant en en demandant communication par voie électronique.
La conservation et le traitement de ces données sont soumis aux conditions suivantes :
- les données ne sont jamais traitées à des fins commerciales,
- elles ne seront transmises à un tiers qu'après accord obtenu du membre,
- tout membre dispose du droit de consulter ses données personnelles, afin de vérifier leur exactitude et de faire corriger les éventuelles erreurs le concernant,
- l’association, responsable du traitement, prend les mesures de sécurité requises pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle, la modification, l’accès, éventuellement malintentionné, ou tout autre traitement non autorisé.
Article 6 - Droit à l’image
Dans un but de valorisation et de promotion, l'association peut être amenée à filmer ou photographier certaines de ses activités ; cependant, et conformément à la législation sur la protection de la vie privée et l’article XI.174 du Code de droit économique, la diffusion de ce matériel doit être soumise à autorisation des membres concernés.
Si un membre de l’association ayant la majorité légale ne souhaite pas apparaitre sur des photos ou des vidéos promotionnelles de l’association, il devra le signaler par courriel à l’adresse de l’organe d’administration, lors de son inscription, et réitérer sa demande selon la même procédure, à chaque début de saison musicale.
En ce qui concerne les mineurs, l’autorisation des parents ou tuteurs légaux est obligatoire et, à partir du moment où la personne représentée a atteint l’âge de la raison, elle doit donner ce consentement avec son responsable légal.
Article 7 - Cotisation
Conformément à l’article 7 des statuts, le montant des cotisations est fixé annuellement par l’organe d’administration en début d’année.
Tous les membres soumis à cotisation s’en acquittent avant la fin du mois de février de l’année en cours ou dans le mois de l’acceptation de leur adhésion. L’organe d’administration ne procède qu’à une unique relance accordant 7 jours de délai supplémentaire au-delà desquels les membres ne sont plus considérés comme effectifs, la date valeur de réception sur le compte faisant foi..
La cotisation versée est ainsi valable du 1er mars de l’année en cours à la fin du mois de février de l’année suivante et permet de dresser la liste des membres effectifs en vue de l’assemblée générale ordinaire de l’année en cours.
Il est à noter, qu’à titre exceptionnel, et eu égard à la situation personnelle de certains de ses membres, l’organe d’administration se réserve le droit de déroger au montant annuellement fixé en acceptant le versement d’un montant moindre, ou en mettant en place un échéancier permettant une facilité de paiement. Charge aux membres de contacter l’organe d’administration pour une telle demande.
De même, dans le cas d’une pluralité de membres issus d’une même famille, l’organe d’administration peut proposer une réduction équivalente à l’application d’un tarif dégressif.
L’organe d'administration statue et se prononce au cas par cas.
Article 8 - Prêt d’instrument
L’association peut disposer d’instruments dont elle se charge d’en faire évaluer la valeur auprès d’un professionnel. Elle peut en proposer le prêt à titre gracieux, pour une durée ou une mission déterminée.
Seul un membre effectif peut jouir de ce service, à la condition unique de s'engager à prendre soin de l’instrument et à le restituer dans son état initial.
Si durant la période de prêt, l’instrument vient à souffrir de dommages du fait du membre, la réparation des dégâts causés reste à la seule charge du membre à l’origine du dommage.
En cas de perte ou de vol de l’instrument, le membre auquel le prêt a été consenti s’engage à en rembourser la valeur estimée en début de prêt, à l’association.
Article 9 – Participation
Les membres de l’association sont tenus de participer de manière régulière aux répétitions hebdomadaires.
Ils s'engagent à tout mettre en œuvre pour faire acte de présence, et ce, indépendamment de la présence des autres membres de leur pupitre.
Des manifestations publiques sont prévues et peuvent nécessiter l’organisation d’une ou plusieurs répétitions générales en dehors des jours, des heures voire des lieux habituels.
Tout membre de l’association qui prête son concours à une autre formation musicale, s’engage toutefois à respecter les prestations que l’orchestre s’est engagé à réaliser.
Le calendrier des prestations planifiées pour la saison est transmis suffisamment tôt aux membres pour qu’ils puissent prendre toutes les dispositions nécessaires à leurs participations. Si malgré tout, et à titre exceptionnel, un membre ne peut assurer une prestation, il doit, par courtoisie, en informer l’organe d’administration et ce, dès qu’il a connaissance de son indisponibilité.
Dans l’exercice des activités de l’association, les membres adoptent un comportement respectueux d’autrui et de ses biens. En cas de non-respect des statuts et ROI, l’organe d’administration prendra les dispositions nécessaires à l’avertissement, la suspension ou l’exclusion du membre.
Article 10 - Absences
Tout musicien ayant un empêchement quelconque, et pour quelque durée que ce soit, doit en informer l’organe d’administration par courriel.
En cas d’absence non planifiée, il avertit au plus vite, par message ou appel téléphonique, le secrétaire de l’organe d’administration.
Tout membre absent se doit de s’informer auprès de ses collègues de pupitre, ou du directeur musical, du travail effectué durant son absence afin de rester en ordre et au courant des dernières consignes données lors des séances de travail auxquelles il n’a pu assister.
Article 11 - Tenue de concert
A l’occasion de chacune des manifestations, les membres sont informés par courriel, dans les jours qui précèdent l’événement, de l’organisation et du déroulement de la journée, ainsi que de la tenue à porter impérativement, et des accessoires à y adjoindre.
Article 12 - Démission et exclusion de membres
Conformément à l’Article 8 des statuts, chaque membre peut à tout moment démissionner de l'association par l'envoi d'un courrier électronique à l’organe d’administration.
Cependant, sauf en cas de force majeure, il lui est demandé d’informer l’organe d'administration au moins 8 semaines avant son départ afin de laisser à ce dernier le temps de prendre les dispositions nécessaires à la recherche d’un(e) remplaçant(e). Le membre s’engage par ailleurs à assurer son rôle au pupitre durant ces semaines.
Sont réputés démissionnaires les membres qui ne s’acquittent pas des cotisations qui leur incombent à l’issue du rappel qui leur a été adressé, ou qui ont perdu les qualités au titre desquels ils ont été admis.
Le non-respect des statuts et du ROI, le défaut d’être présent, représenté ou excusé à trois assemblées générales consécutives, des manquements au respect mutuel entre membres, les atteintes aux bonnes mœurs et aux lois de la bienséance, les agissements ou paroles qui pourraient entacher l’honorabilité de l’association sont, de manière non exhaustive, des actes qui peuvent conduire à une procédure d’exclusion d’un membre, qu’il soit effectif ou adhérent.
Ainsi, dès qu’un problème est connu de l’organe d’administration, celui-ci invite le membre concerné à s’expliquer à sa plus prochaine réunion, où l’organe d’administration prend sa décision sans possibilité d’appel, ni nécessité de motivation.
S’agissant d’un membre adhérent, l’organe d’administration peut suspendre le(s) membre(s) visé(s) pour la durée qu’il estime nécessaire, notamment eu égard à la gravité des faits reprochés, et ce, jusqu’au prononcé de sa décision finale.
Si l’organe d’administration se prononce pour l’exclusion d’un membre adhérent, sa décision prend effet dès le prononcé de la sanction.
En ce qui concerne le membre effectif, si l’organe d’administration se prononce pour l’exclusion d’un membre effectif, l'Article 10 des statuts est d’application. Le membre est suspendu jusqu’à la plus prochaine assemblée générale qui décidera de la sanction à appliquer.
La question de l’exclusion du membre effectif doit figurer expressément à l’ordre du jour de l’assemblée, et celui-ci doit pouvoir être entendu.
Le membre qui désire introduire une plainte vis-à-vis d’un autre membre ou d’un responsable de l’association ainsi que sur la gestion de celle-ci peut en faire part par écrit à l’organe d’administration. Il peut demander à être entendu par l’organe d’administration, qui statue souverainement sur la suite à
donner à sa demande.
Titre 3. L’assemblée générale
Article 13 - Assemblée générale : procédure
Conformément à l'article 13 des statuts, l’assemblée générale annuelle se tient le plus tôt possible, dans les 3 mois à dater de la clôture des comptes. La convocation est émise à l’initiative de l’organe d’administration, qui, outre l’assemblée annuelle, peut également décider de réunir l’assemblée chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige, et doit la convoquer lorsqu’1/5 des membres au moins en fait la demande.
L’assemblée ne peut délibérer sur des points qui ne sont pas mentionnés à l’ordre du jour, que si une majorité de 2/3 des membres effectifs présents ou représentés estiment que l’urgence empêche de les reporter. Dans ce cas, un vote distinct aura lieu sur l’urgence de la décision ainsi que sur la mesure elle-même. Cette disposition est inapplicable aux décisions pour lesquelles la Loi ou les statuts prévoient un quorum spécial de membres présents ou représentés.
Seuls les membres effectifs sont convoqués.
Les membres adhérents ont le droit d’y assister mais n’ont aucun droit de vote.
Les votes se font à main levée, sauf pour les décisions relatives aux personnes ou lorsqu’un 1/5 des membres effectifs présents ou représentés en fait la demande, auquel cas le vote s’effectue à bulletin secret.
Article 14 - Assemblée générale : compétences et votes
Pour rappel et tel qu'énoncées dans l’article 12 des statuts, les attributions légales de l’assemblée sont notamment les suivantes :
1. Les modifications des statuts
2. Les nominations et révocations des administrateurs
3. L'exclusion d'un membre effectif
4. La décharge à octroyer aux administrateurs
5. L'approbation des budgets et des comptes
6. La dissolution de l'association
7. La transformation de l’ASBL en AISBL ou en société coopérative agréée comme entreprise sociale
8. l'approbation du ROI et de ses modifications
L’assemblée générale est présidée par le président de l’organe d’administration, ou à son défaut, par l’administrateur remplaçant désigné par l’organe d’administration. En cas de partage des voix, celle du président ou de son remplaçant est prépondérante.
Titre 4. Les administrateurs et l’organe d’administration
Article 15 - Les administrateurs
Conformément à l’article 22 des statuts, les administrateurs sont élus par l’assemblée générale pour un terme de 4 ans. Ils sont rééligibles sans limite de mandats, néanmoins révocables en tout temps par l’assemblée générale.
Pour être éligible à l’organe d’administration, le membre effectif doit avoir posé sa candidature motivée par écrit au secrétariat de l’association au moins 3 semaines avant la date de la prochaine assemblée générale. Il reconnaît avoir été informé auparavant par l’organe d’administration de l'implication et du temps que cette fonction va nécessiter. Il s’engage à travailler en collégialité avec les autres administrateurs dans l’intérêt exclusif de l’association.
L’administrateur qui, sans information préalable n’assiste pas à trois réunions consécutives de l’organe d’administration, est réputé démissionnaire. En dehors de ce cas particulier, s’il souhaite démissionner, il doit notifier sa décision par écrit à l’organe d’administration, mais demeure toutefois en fonction jusqu’à ce qu’il puisse être pourvu à son remplacement.
Toutefois, l’organe d’administration peut décider, à la majorité de ses voix, de suspendre un administrateur de ses fonctions, jusqu’à la décision de l’assemblée générale, lorsque ses manquements nuisent de façon flagrante au bon fonctionnement de l’association.
Citons à titre d’exemples non exhaustifs :
- une absence totale de collaboration et d’implication dans l’organe d’administration
- une incapacité récurrente à assumer les tâches qui relèvent de sa fonction
- tout manquement au respect mutuel entre administrateurs, atteinte aux lois de la bienséance, agissement ou parole qui entraverait le fonctionnement normal et pérenne de l’organe d’administration
En cas de vacance en cours de mandat, l’organe d’administration peut coopter un membre effectif pour achever le mandat. Cette cooptation devra toutefois être confirmée par l’assemblée générale à sa plus prochaine réunion ; dans la négative, les décisions prises par l’organe d’administration jusqu’à cette assemblée restent toutefois valables.
Article 16 - L’organe d’administration
Conformément à l’article 22 des statuts, l’organe d’administration est composé de minimum quatre et maximum six administrateurs. L’organe d'administration est renouvelable par moitié tous les deux ans.
Il se réunit au moins une fois par trimestre, sur convocation du président ou sur demande d’un administrateur. En cas d’urgence, de situation exceptionnelle ne permettant pas les regroupements physiques, ou sur décision unanime des administrateurs, les délibérations de l’organe d’administration peuvent être prises par téléconférence.
L’organe d’administration ne peut délibérer valablement que si au moins la moitié des administrateurs est présente. Les décisions sont prises à la majorité simple des administrateurs présents. Tout administrateur qui s'abstient de voter est considéré comme absent pour le calcul des majorités. En cas de partage des voix, la voix du président est déterminante.
L’organe d’administration élit en son sein un président, un secrétaire et un trésorier.
La répartition des trois fonctions statutaires de l’association se fait au sein de l’organe d'administration à l’occasion de la première réunion suivant celle de l’assemblée générale. Les administrateurs approuvent les propositions par vote à main levée et la fonction est attribuée à l’unanimité des voix.
Le président dirige les travaux de l’organe d’administration et des assemblées. En cas d’empêchement, il est remplacé par l’administrateur que l’organe d’administration juge le plus apte à remplir les fonctions. En outre,
le président :
- contresigne des procès-verbaux de l’assemblée et de l’organe d’administration ;
- signe les extraits des procès-verbaux à l’attention des membres et des tiers ;
- convoque l’organe d’administration et en signe les engagements ;
- veille à la bonne observation de la loi, des statuts et du ROI ;
- négocie et conclut tout contrat de transaction ;
- prépare le calendrier des manifestations annuelles ;
- veille au maintien de la bonne cohésion entre les membres ;
- promeut l’association par son rôle de porte-parole et d'interlocuteur auprès de tiers externes
le secrétaire :
- reçoit les inscriptions, tient à? jour les fichiers des membres et assure leur consultation par les membres ;
- reçoit la correspondance et y donne suite si nécessaire ;
- dresse le procès-verbal des réunions de l’organe d‘administration et des assemblées ;
- contresigne les engagements de l’association ;
- organise la consultation par les membres des registres tenus par l’association ;
- assure les démarches requises auprès du Tribunal de l’entreprise;
- est responsable de toute déclaration d’accident auprès des compagnies d'assurance
- remplit les documents ad hoc auprès de la SABAM, avant et après chaque événement, dans les règles établies par cette institution.
le trésorier :
- est responsable de la gestion financière et gère les comptes bancaires et les caisses ;
- assure le recouvrement des recettes, le suivi et le paiement des dépenses ;
- encaisse les cotisations versées par les membres ;
- classe et archive les documents et les pièces justificatives
- effectue les écritures comptables et établit les comptes et le bilan annuels ;
- présente la situation financière à l’assemblée générale ;
- organise la consultation par les membres des documents comptables ;
- participe à l’élaboration des dossiers de demande de subvention ;
- est responsable de tout retrait d'argent et de la signature des documents bancaires
Les administrateurs qui n’ont pas été nommés à l’une des fonctions sus-décrite peuvent apporter leur concours, à tout moment, sur demande de l’un des trois administrateurs nommés, dans l’exécution d'une tâche ou d’une mission.
Titre 5. Les Commissions
Article 17 - But et Fonctionnement
Comme le prévoit l’article 31 des statuts, l’organe d’administration peut constituer des commissions, dont le rôle est strictement consultatif, pour le conseiller sur divers sujets qui présentent un intérêt pour l’association : organiser des manifestations, proposer des thèmes de conférence, trouver des lieux de représentation, des aides de financements, étudier le coût de services ou activités, cette énumération n’étant pas exhaustive.
Les commissions sont composées de membres, effectifs ou adhérents, ainsi que de tiers experts potentiels. Ils font acte de candidature auprès de l’organe d’administration et sont agréés par ce dernier pour la durée du projet qu’ils proposent et sur lequel ils vont travailler.
Le calendrier de travail est défini en commun par l’organe d’administration et les commissions. Les commissions organisent ensuite librement les missions qui leur sont confiées.
Les commissions élisent en leur sein un représentant qui doit être un membre effectif, et qui répond du travail de la commission auprès de l’organe d’administration et lui remonte régulièrement les points d’avancement au moyen de compte-rendus écrits, de courriers électroniques et/ou de réunions.
Au terme du délai originellement planifié, les commissions présentent les résultats de leurs projets à l’organe d’administration.
Ce dernier reste souverain dans sa décision d’accepter ou rejeter des conclusions présentées.
Titre 6 - La direction musicale de l’association
Article 18 - Recrutement
Conformément à l’article 25 des Statuts, l’organe d'administration a l'obligation de désigner, en dehors des membres, au minimum, un directeur musical, au maximum deux.
Les candidats sont choisis parmi des professionnels fraîchement diplômés ou sur le point de l’être, ou tout musicien professionnel désireux de s’investir dans l’expérience de direction d’un orchestre amateur.
Dans le cas du choix d’option de deux directeurs musicaux, l’organe d’administration s’assure en priorité de leur compatibilité de personnalité. Il organise à cette fin au moins une rencontre qui permet aux candidats d’échanger sur leur vision, leur motivation, leur sensibilité musicale et la direction qu’ils souhaitent adopter. Ce processus est d’application qu’il s'agisse d’un recrutement concomitant ou consécutif.
L’organe d’administration peut également décider de proposer quelques heures de direction à tout candidat directeur afin de s’assurer de l’affinité indispensable entre l’orchestre et son/ses futur(s) directeur(s).
Article 19 - Mission
Le directeur musical est le point référent de l’orchestre pour tout ce qui relève des règles de travail, d’interprétation et de musicalité. Sa mission première est d’amener l’orchestre vers une progression constante, tant au niveau technique, que du point de vue musical.
Son interaction directe avec l'orchestre est primordiale et, à ce titre, relève exclusivement de ses fonctions:
- ponctualité,
- présences aux répétitions,
- répartition des voix chez les vents,
- nomination des chefs de pupitres
- consignes de travail,
- critiques/encouragements,
- recherche du matériel de travail,
- planning des répétitions,
- recherche de renforts, de remplaçants
- transcriptions/arrangements/simplifications.
Lorsque deux directeurs musicaux se partagent la mission, à moins de se transmettre clairement les consignes relatives à l’interprétation et la sensibilité musicale, chacun des directeurs garde son programme propre.
Article 20 - Collaboration
Le directeur musical se doit de travailler en collaboration avec :
1- Konzertmeister : Nommé par le directeur musical, son rôle est prépondérant au sein de l'orchestre. Il est le bras droit du directeur musical, responsable de la cohésion des cordes, et, en tant que primus inter pares de l’orchestre, représentant de l’ensemble des musiciens auprès du directeur musical ou de l’organe d’administration.
2 - Chefs de pupitres : Nommés par le directeur musical, ils sont responsables de la cohésion et du bon fonctionnement de leur groupe. Ils ont également la charge, lorsqu’un besoin est identifié, d’organiser des partiels au sein de leur pupitre.
Ainsi, la préparation des nouvelles partitions pour cordes est un travail pleinement collaboratif que le directeur musical exécute avec le support ou l'avis du Konzertmeister.
A deux, ils décident des coups d’archet et envoient, pour approbation, leur proposition aux chefs de pupitres.
Dans la semaine qui suit l’envoi de la proposition, les chefs de pupitre doivent faire remonter leurs remarques éventuelles au Konzertmeister. Ce dernier les discute avec le directeur musical et, selon un avis commun, elles sont entérinées ou rejetées.
Les chefs de pupitre qui s’abstiennent de toute réponse sont réputés accepter les propositions envoyées.
La version définitive est arrêtée au plus tard 15 jours après l’envoi de la version initiale.
Le Konzertmeister envoie par courriel la version définitive à toutes les cordes, copie à l’adresse générique de l’association.
Le directeur musical se charge de l’envoi des partitions aux autres membres de l’orchestre, copie à l’adresse générique de l’association.
Directeur musical et Konzertmeister peuvent occasionnellement faire appel à un administrateur pour les aider dans l’envoi des partitions aux membres.
La vision et la collaboration du directeur musical sont essentielles pour le bon fonctionnement de l’association. A ce titre, il doit être régulièrement invité aux réunions de l’organe d’administration, notamment pour l’organisation de manifestations.
Article 21 - Renforts
Le directeur musical prend soin de sélectionner et proposer des pièces qui soient en adéquation avec l’effectif réel et le niveau technique des membres. S’il souhaite malgré tout déroger à ce principe, il se doit de trouver et proposer à l’organe d’administration des musiciens extérieurs en renfort. L’organe d’administration peut l’aider dans ses recherches.
L’appel à des renforts doit cependant être exceptionnel, et leur nombre restreint.
Le montant forfaitaire offert par l’association dépend de la qualité de l’intervenant. Il comprend, outre la prestation de concert, la participation à la répétition générale.
Il suit la grille tarifaire établie et révisable chaque année par l’organe d’administration.
Article 22 - Révocation, Démission
Lors de la première réunion suivant l’assemblée générale ordinaire annuelle, l’organe d’administration confirme ou met fin à la mission du directeur musical en place.
Cependant, en cas de désaccord persistant ou de mésentente révélée sur des points essentiels au maintien de la pérennité de l'association, en ce compris, et à titre d’exemples :
- la politique de gestion de l’association
- la vision musicale à moyen ou long terme
- l’investissement du directeur musical
- l’absence de relation de confiance entre le directeur musical et l’organe d’administration
- l’absence de complicité entre le directeur musical et l’orchestre
L’organe d’administration peut décider d'interrompre, à tout moment, à la majorité absolue de ses voix, la mission du directeur musical, à la condition, cependant, d’avoir pourvu auparavant à son remplacement, s’il est le seul intervenant dans ce rôle. Si l’association a fait appel à deux directeurs musicaux, celui dont la mission est maintenue reprend la totalité de la gestion de l’orchestre.
Avant toute décision de révocation, le directeur musical est convoqué par l’organe d’administration qui l’informe des griefs qui sont retenus à son encontre. Le directeur musical bénéficie d’un droit de parole et est invité à exposer sa vision.
L’organe d’administration et le directeur musical peuvent décider de la mise en place d’un délai au cours duquel tout sera mis en œuvre pour revenir à une situation permettant de continuer la collaboration.
A l'issue du délai accordé, une nouvelle rencontre est planifiée au cours de laquelle les conclusions de chacune des parties sont exprimées. En cas d’échec constaté, la révocation est prononcée par l’organe d’administration.
Tout entretien est retranscrit dans un PV de réunion ouvert à cet effet, et dont copie est envoyée par courriel au directeur musical, ainsi qu’aux membres de l’association, dans les 7 jours qui suivent la rencontre.
Le directeur musical peut à tout moment démissionner de l'association par l'envoi d'un courriel à l’organe d’administration.
Cependant, sauf cas de force majeure, il se doit d’informer l’organe d'administration au moins 12 semaines avant son départ afin de pourvoir à son remplacement dans les meilleures conditions.
Il s’engage à poursuivre sa mission jusqu’à son terme.
S’il connaît dans son entourage des candidats potentiellement intéressés par la reprise du poste, il peut leur demander d’envoyer, par courriel, à l’organe d'administration, leur candidature motivée accompagnée de leur CV.
Titre 7 - La gestion de l’association
Article 23 - Contrôle de gestion
L’association met en œuvre les conditions d’une gestion financière rigoureuse. Notamment, les frais sont examinés dans le cadre du budget approuvé, suivant les modalités reprises ci-après. En fin d’exercice, le trésorier établit un projet de comptes annuels, qui est joint à la convocation de l’assemblée générale ordinaire annuelle en vue de son approbation.
Article 24 - Recettes et dépenses
Les revenus de l’ASBL peuvent provenir des cotisations des membres, recettes de prestations, subventions, annonces publicitaires, sponsoring, dons.
Les dépenses de l’association consistent essentiellement en dépenses de fonctionnement sous forme de note de frais ou de factures et de défraiement des directeurs musicaux ou des renforts dont il est question à l’article 20, sous forme de RPI (Régime des Petites indemnités).
Tout remboursement de dépenses de fonctionnement doit se faire en une note de frais. Les justificatifs sont les documents originaux qui doivent être annexés à cette note de frais. La demande de remboursement doit être introduite dans les 3 mois qui suivent la date de la dépense.
Sont considérés comme frais de fonctionnement les frais, notamment d’informatique, papeterie, copies, location de locaux ou de matériel, indispensables à l’exécution de la mission. Toute dépense reprise dans le budget adopté en assemblée générale sera validée par le trésorier ; à défaut, elles devront être justifiées et seront soumises à approbation préalable de l’organe d’administration.
Conformément à l’article 30 des statuts, les modalités de retrait d'argent et de signature des documents bancaires par le trésorier et/ou l'administrateur délégué à la gestion journalière sont les suivantes :
- le président, le trésorier et tout administrateur autorisé par l'O.A. ont accès aux comptes bancaires de l'ASBL et disposent d'une carte bancaire reliée à ces comptes. Le retrait de cette carte peut être décidé à tout moment lors d'une réunion de l'O.A. qui statue à majorité simple pour autant que ce point soit prévu à l'ordre du jour.
- le trésorier se charge de retirer l'argent nécessaire, notamment, au défraiement des directeurs musicaux et des renforts ainsi qu’à la constitution d'un « fond de caisse » lors des concerts.
Article 25 - Assurance et responsabilité
L’association contracte une assurance en responsabilité civile couvrant ses membres et ses administrateurs.
Tout accident ou incident intervenu dans le cadre des activités doit être déclaré rapidement au secrétaire et le formulaire de déclaration d'assurance doit être transmis au plus tard dans les 8 jours à la compagnie d'assurance.
L’association décline toute responsabilité pour les vols et détériorations qui surviendraient aux biens personnels dans les lieux où elle exerce ses activités. Il appartient à chacun de prendre les précautions utiles concernant ses biens propres.
Titre 8. Dispositions finales
Article 26 - Modifications et application du règlement d’ordre intérieur
Tout membre qui n’est pas visé par une démission d’office ou une procédure d’exclusion peut proposer une modification au présent règlement à débattre lors de la prochaine assemblée générale.
Hormis ceux prévus par la Loi et les statuts de l’association, tous points non prévus au présent règlement sont tranchés par l’organe d’administration.